Fra spredte notater til et trendkart: Idas arbeid med maler

Ida meldte seg på kurset i begynnelsen av høsten. Hun jobber med intern kommunikasjon i en mellomstor bedrift og hadde i flere måneder samlet utklipp, skjermbilder og lenker om hvordan kolleger og kunder tok i bruk nye nyhetsformater. Alt lå i én mappe, uten dato, uten kilde og uten noen tanke om hva som hørte sammen med hva.

Da hun viste meg mappen på første veiledningstime, var hun ærlig på at hun følte seg overveldet. Hun hadde mange observasjoner, men ingen klar idé om hva de til sammen sa. Hun spurte om det var vanlig å begynne slik. Det er det, svarte jeg, og det er nettopp derfor trendkartmalene finnes: de gir samlingen en form før man begynner å tolke.

Malen vi bruker, har egne kolonner for hva du faktisk har sett, hvor du så det, og når. En annen kolonne er forbeholdt tolkningen din, og den fylles ut sist. Ida fant raskt ut at mange av notatene hennes blandet de to. Et skjermbilde av en kollega som delte en kort video ble i notatet til «videoen tar over».

Hun gikk gjennom mappen og skrev om hver post med nøytrale ord. Det tok to kvelder, men resultatet var tydelig: av førti notater var det ni som beskrev noe hun kunne vise til, med kilde og dato. Resten var inntrykk, hørt-sagt eller enkeltstående hendelser. Det var en nyttig, litt ydmykende oppdagelse, og hun tok den godt.

• Skriv først hva du så, uten ord som «økende» eller «dominerer»
• Før alltid kilde og dato på hver observasjon
• Legg tolkningen i egen kolonne og fyll den ut til slutt

Neste steg i malen er å gruppere observasjonene etter tema og så vurdere hvor godt hver gruppe er støttet. Ida endte med fire grupper. To av dem hadde flere uavhengige kilder og observasjoner fra ulike måneder. De to andre bestod av få og like observasjoner, ofte fra samme sted.

Hun merket gruppene med tre enkle nivåer: godt belagt, svakt belagt og foreløpig bare et inntrykk. Poenget er ikke å kaste de svake gruppene, men å si ærlig hvor de står. Ida sa senere at nettopp dette gjorde det lettere å snakke med lederen sin, fordi hun kunne vise hva hun var sikker på og hva hun bare mistenkte.

• Gruppér etter tema, ikke etter kilde
• Tell uavhengige kilder, ikke antall treff
• Merk hver gruppe med belegg-nivå

Under sorteringen oppdaget Ida at nesten alle observasjonene kom fra samme to plattformer og fra kolleger i samme aldersgruppe som henne selv. Samlingen var altså skjev, uten at hun hadde tenkt over det. Malen har en liten rubrikk for «hva mangler», og her ble den virkelig brukt.

Hun la inn en plan om å følge med på andre kanaler i noen uker og å spørre folk i andre avdelinger hva de leste og hørte på. Det var ikke en stor omlegging, men det endret hvordan hun ordla konklusjonene. I stedet for å skrive at ansatte foretrekker korte formater, skrev hun at observasjonene hennes peker i den retningen blant dem hun har fulgt.

Etter tre uker leverte Ida et trendkart på to sider. Det inneholdt fire temaer, hvert med observasjoner, kilder, belegg-nivå og en kort, forsiktig formulert beskrivelse. Til sist hadde hun en liste over det som ikke var undersøkt ennå. Kartet var ikke imponerende i omfang, men hver påstand kunne spores tilbake til noe konkret.

Jeg la merke til at språket hennes hadde endret seg. Der de første notatene var fulle av sterke ord, var det nå ord som «tyder på», «i utvalget mitt» og «foreløpig». Det er ikke svakhet. Det er det som gjør at andre kan stole på kartet, og at hun selv kan justere det når nye observasjoner kommer.

Idas historie er ikke uvanlig. De fleste som kommer til modulen, har mer materiale enn de tror og mindre belegg enn de håper. Malen gjør ikke jobben for deg, men den tvinger fram rekkefølgen: samle, beskrive, gruppere, vurdere, og først til slutt tolke.

Hun sa selv at det mest nyttige var å se svart på hvitt hvor lite som var godt belagt. Det ga henne ro til å la resten stå som spørsmål. Jeg tror mange har godt av å gjøre samme øvelse med sin egen mappe, uansett hvor rotete den er i dag.